Vận đơn được coi như biên lai giao nhận, chứng từ sở hữu và là cam kết thực hiện dịch vụ của đơn vị vận chuyển với khách hàng. Việc mất vận đơn ảnh hưởng đến việc tra cứu vận đơn của khách hàng cũng như có nguy cơ ảnh hưởng đến chính hàng hóa của khách hàng.
Việc mất vận đơn là ngoài ý muốn. Tuy nhiên, trường hợp mất vận đơn khách hàng cũng cần chú ý xử lý nhằm đảm bảo cho quyền lợi của bản thân khi tiến hàng các giao dịch gửi hàng hóa.
Cách xử lý đối với trường hợp bị mất vận đơn
Đối với khách hàng
Khi phát hiện mất vận đơn vận chuyển, khách hàng cần xử lý như sau:
- Báo ngay cho đơn vị vận chuyển về tình trạng vận đơn bị mất. Nếu không nhớ mã vận đơn thì khách hàng có thể cung cấp các thông tin liên quan còn lại trên vận đơn như thông tin người nhận, thông tin người gửi, số điện thoại, loại hàng hóa…
- Thực hiện quy trình xin cấp lại vận đơn theo đúng quy trình và thủ tục của mỗi đơn vị vận chuyển. Những quy trình, thủ tục này sẽ không giống nhau ở mỗi đơn vị vận chuyển. Trong quá trình xin cấp lại vận đơn có thể sẽ tốn khá nhiều thời gian để kiểm tra trước khi cấp lại nên khách hàng không nên nôn nóng. Ngoài ra, việc cấp lại vận đơn ít nhiều đều phát sinh chi phí. Quy định của những đơn vị vận chuyển là khách hàng sẽ chịu những chi phí phát sinh này.
Đối với đơn vị vận chuyển
Sau khi nhận được thông báo mất vận đơn của khách hàng thì bản thân đơn vị vận chuyển cũng nên có những phản hồi thông tin giúp khách hàng.
- Tiếp nhận thông tin báo mất vận đơn của khách hàng. Tiến hàng kiểm tra tình trạng đơn hàng của vận đơn để có - hướng xử lý phù hợp. Đơn hàng đã giao chưa, nằm ở kho/cảng nào…
- Xác thực thông tin đơn hàng; Bằng nghiệp vụ chuyên môn, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành xác thực lại đơn hàng về mặt pháp lý.
- Tiến hành niêm phong hoặc đình chỉ vận chuyển tạm thời với đơn hàng mất vận đơn nếu thấy cần thiết.
- Yêu cầu thực hiện một số thủ tục liên quan hành chính để hoàn thành yêu cầu cấp lại vận đơn.
- Hỗ trợ khách hàng bằng việc cung ứng thông tin tình trạng đơn hàng để khách hàng yên tâm sau khi đã xác nhận.
- Tiến hành cấp lại vận đơn theo đúng quy trình thủ tục pháp lý cũng như chính sách quy định của đơn vị vận chuyển.
Việc cấp lại vận đơn cho đơn hàng bị thất lạc là điều mà công ty vận chuyển hàng hóa hoàn toàn có thể thực hiện được. Tuy nhiên, muốn cấp lại thì khách hàng buộc tuân theo những quy định cũng như cam kết phối hợp cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng từ để có thể xử lý việc cấp lại vận đơn một cách nhanh nhất cho khách hàng. Điều này góp phần đảm bảo quyền lợi cũng như bảo vệ giá trị hàng hóa cho khách hàng.
