Đối với bất kỳ một loại hàng hóa nào thì giấy tờ đi kèm là điều cần thiết, không thể thiế được đảm bảo sự chuyển giao hàng hóa được thuận tiện nhất. Bên cạnh đó, với việc có đủ các loại giấy tờ đối với hàng hóa thì đơn vị vận chuyển hàng hóa mới có thể vận chuyển đối với hàng bạn gửi.
Vậy, theo bạn, vận chuyển hàng hóa trong nước thì cần những loại giấy tờ gì quan trọng:
1. Giấy vận đơn
Giấy vận đơn sẽ giúp xác minh được hàng hóa đó đã được giao nhận hàng tại đơn vị hay chưa và cũng đối chiếu được hàng hóa đã đến tay người nhận chưa.
Với mỗi tờ vận đơn, bạn sẽ giữ cho đến khi quá trình trao nhận hàng hóa kết thúc. Đơn vị vận chuyển hàng hóa xe tải sẽ gửi hóa đơn này cho bạn sau khi hoàn tất mọi thủ tục.
Tờ giấy vận đơn ghi những gì?
+ Thông tin người gửi
+ Thông tin người nhận
+ Thông tin hàng hóa
+ Thông tin về cước phí
2. Hóa đơn kèm theo
Một chứng từ cũng khá quan trọng đó là hóa đơn (gồm VAT) giúp người gửi hàng an tâm hơn trong quá trình hàng thất lạc. Ngoài ra, nó cũng trực tiếp liên quan khi bạn kê khai chi phí vận chuyển hàng hóa để đối chiếu khi cần thiết.
3. Phiếu xuất kho
Để xác minh hàng hóa được xuất kho thì bạn nên giữ lại phiếu xuất kho. Tờ phiếu này sẽ giúp kế toán của bạn dễ dàng hạch toán hơn.
4. Biên bản/ hợp đồng
Đây là hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và đơn vị vận chuyển được quy định một cách rõ ràng. Thông thường, hợp đồng này sẽ nêu được quyền, trách nhiệm của hai bên được ký kết trong việc vận chuyển hàng hóa. Nó cũng là giấy tờ giúp bạn có thể dễ dàng thanh lý hợp đồng mà mọi quy định đều được rõ ràng.
5. Các giấy tờ khác có liên quan đến vận chuyển
Đây là giấy tờ dành cho đơn vị kinh doanh dịch vụ vận chuyển này. Đây là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn kinh doanh ngành nghề này một cách hợp pháp. Những giấy tờ này bao gồm:
- Giấy tờ xe (Giấy đăng kí xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, sổ nhật trình chạy xe,…)
- Giấy tờ của chủ phương tiện (giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh)
- Giấy tờ của người điều khiển phương tiện
6. Giấy tờ đi đường
Loại giấy tờ này sẽ được cấp cho các loại xe chuyên kinh doanh vận tải hàng hóa, mỗi loại hàng, từng xe công ty vận chuyển hàng hóa sẽ được cấp riêng làm chứng từ để vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận. Loại giấy đi đường này sẽ có cập nhập nơi đi, nơi đến, phương tiện sử dụng, số ngày công tác, lí do lưu trú giúp xác minh một cách rõ ràng hành trình của chuyến xe để dễ dàng kiểm soát hơn.
