Các loại giấy tờ thật sự rất quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa quốc tế lẫn nội địa. Bạn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước mỗi chuyến hành trình để đảm bảo rằng kiện hàng của mình được an toàn không bị các cơ quan chức năng thu giữ. Đôi khi chỉ thiết vài loại giấy tờ hoặc không hiểu về quy trình, thủ tục làm việc chung trong ngành vận tải sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian để hoàn thành đơn hàng của mình. Hãy đọc kỹ bài viết này để có những kiến thức cần thiết.
Giấy tờ cần thiết
- Giấy xác nhận đăng ký xe ô tô được cấp bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền
- Bảo hiểm xe theo quy định của pháp luật
- Văn bản chứng minh phương tiện của bạn an toàn với xã hội và môi trường, thông thường có tem dán ở sản phẩm.
- Đối với xe khác chạy theo tuyến đã hoạch định phải có sổ theo dõi lộ trình xe di chuyển
- Xe theo yêu cầu của khách hàng phải có phù hiệu
- Xe chở hàng siêu trường, siêu trọng phải được cấp phép lưu thông.
Thủ tục vận chuyển hàng hóa
Đôi với chủ phương tiện cần cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo nghành nghề đã đăng ký trước đó. Người điều khiển phải có bằng lái xe và giấy khám sức khỏe.
Giấy tờ vận chuyển liên quan
Hợp đồng vận chuyển
Giữa khách hàng và công ty vận chuyển hàng hóa phải làm giấy tờ thuộc hạng mục giao dịch kinh tế. 2 bên phải có sự ràng buộc bằng văn bản pháp luật rõ ràng để tránh trường hợp đáng tiếc khi xảy ra mẫu thuẫn. Mỗi bên sẽ cử ra một người đại diện là người có quyền lực tối cao trong tổ chức để làm việc, nếu không phải có giấy ủy quyền cho cấp dưới.
Trong hợp đồng ký kết bao gồm những hạng mục sau:
- Khối lượng, số lượng hàng hóa.
- Ngày tháng nào hàng hóa sẽ tới nơi
- Mức cước phí là bao nhiêu, thanh toán qua chuyển khoản hay thẻ tín dụng, online…
- Nghĩa vụ và quyền hạn của mỗi bên
Nên lưu ý tới một số đặc điêm như quy cách đóng gói kiện hàng hoặc thuộc tính của sản phẩm, những điều kiện khách quan ảnh hưởng như thời tiết, sự hư hỏng do va đập trong quá trình vận chuyển thì cần phải làm những gì.
Giấy lưu thông
Sở giao thông vận tải hoặc cơ quan nhà nước sẽ cấp cho bạn giấy phép, đi đường cấp cụ thể cho từng chuyến xe chở hàng.
– Phần do người lập giấy đi đường ghi, đơn vị vận tải cần ghi rõ tên theo quyết định thành lập, ghi rõ địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, giấy đi đường và thời hạn giá trị của giấy đi đường.
– Ghi rõ họ và tên lái xe, số giấy phép lái xe, số đăng ký xe và ro mooc, trọng tải của xe và rơ mooc. Sau đó, ghi rõ ngày, tháng, cấp giấy đi đường, và phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
Phần dành cho cơ quan kiểm soát ghi. Nhân viên kiểm soát và thanh tra, và cảnh sát sử dụng mục này để ghi nhận cần thiết có liên quan đến quá trình lưu hành cảu xe và người lái xe trên đường. Tất cả những ghi nhận trong giấy đi đường phải có ngày, tháng, chữ ký và chức vụ cấp bậc của người ký.
Giấy chuyển hàng
Đơn vị vận tải sử dụng giấy gửi hàng để làm căn cứ chứng minh công việc vận chuyển đã hoàn thành, thanh toán thu cước phia vận chuyển. Giấy gửi hàng và chứng từ pháp lý về hàng hoá được chở trên xe, giấy gửi hàng thay cho hoá đơn, phiếu xuất kho.
Nếu bưu kiện đó có chức năng căn cứ chứng minh công việc vận chuyển đã hoàn thành, thanh toán thu cước phí vận chuyển. Giấy gửi hàng là chứng từ pháp lý về hàng hoá được chở trên xe, giấy gửi hàng thay cho hoá đơn, phiếu xuất kho.
Hi vọng với những kiến thức chúng tôi chia sẻ, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ nữa khi bắt đầu vận chuyển hàng hóa.
